DIGITALE TRANSFORMATION – ERFOLGSFAKTOREN

Von der Auswahl der Software zur Steuerung der unterschiedlichen Prozesse bis hin zu einer, auf das Unternehmen angepasste Digitalstrategie, gibt es auf dem Weg zur Smart Factory verschiedene Faktoren die zum Erfolg oder aber auch zum Misserfolg führen können.

Mit der Erarbeitung einer Digitalstrategie einher geht die Entwicklung eines auf die Zukunft ausgerichteten Geschäftsmodells:

Das beinhaltet unteranderem, die strategische Fragestellung, welche Geschäftsfelder sich durch die neue digitale Ausrichtung der Prozesse sowie die Optimierung der Wertschöpfungskette zukünftig entwickeln lassen sowie die generelle Überlegung, wie die Dienstleistungen, die angeboten werden, operativ erbracht werden sollen – in welchen Prozessen und mit welchen Personalqualifikationen.

Auf Grundlage unserer über 25-jährigen Erfahrung aus vielfältigen Projekten, haben wir in diesem hier die aus unserer Sicht wichtigsten Faktoren, die zum Erfolg oder Misserfolg führen können zusammengestellt. 

Auswahl der richtigen Werkzeuge

Die konsequente Digitalisierung und Vernetzung der eigenen Fertigung ist die Grundvoraus­setzung auf dem Weg zur Smart Factory und zur Optimierung der bestehenden Prozesse. Bei der Auswahl der passenden Software Lösung dafür stehen zwei Fragestellungen im Vordergrund:

1. Welches langfristige Ziel – welche strategische Ausrichtung verfolge ich?
   
2. Bietet die Software Lösung offene Schnittstellen um die nötige Flexibilität sicherzustellen?

Beide Fragen haben entscheidenden Einfluss auf die Wahl der Software Lösung. Gerade die Thematik der offenen Schnittstellen spielt eine wesentliche Rolle für die zukünftige Ausrichtung des Unternehmens. 

Viele auf dem Markt angebotene Lösungen haben einen eigenen Standard für den Datenaustausch oder stellen nur rudimentäre Informationen zur Verfügung. Das kann, gerade bei einem sich ständig im Wandel befindlichen Marktumfeld, schnell zu erheblichen Neuinvestitionen führen oder im schlimmsten Fall eine Anpassung an die veränderte Marktsituation unmöglich machen.

Es muss auch die Frage nach der innovativen Ausrichtung des Software Dienstleisters gestellt werden: 

denn kaum eine andere Branche hat sich in den vergangenen Jahren in einem so intensiven Veränderungsprozess befunden wie die Druck- und Medienindustrie. 

Mit der Entscheidung für eine Software Lösung geht eine nicht unerhebliche Investition einher – in gleichem Maße aber auch für die damit verbundene Umstellung der bestehenden Prozesse. Das führt in der Regel zu einer langjährigen Geschäftsbeziehung zwischen dem Software-Lieferanten und dem Druckhaus: daher spielt die Bereitschaft seitens des Software Dienstleisters, sich an neue und geänderte Marktbedingungen anzupassen eine große Rolle. 

Mitarbeiter Qualifikation

In- und extern digital vernetzte Zusammenarbeit erfordert auch neue Arbeitsformen und neue Qualifikationsprofile für bestehende und neue Mitarbeiter. In diesem Zusammenhang spricht vieles dafür, sich an anderen Branchen zu orientieren, die ähnliche Prozesse bereits erfolgreich umgesetzt haben. 

Zur erfolgreichen Transformation hin zur Smart Factory bedarf es einer flexiblen Betriebsstruktur und neuer Qualifikationsmodelle, die auf allen Ebenen die Zusammenarbeit und die Umsetzung der langfristigen Unternehmensziele in den Vordergrund stellen.

Zu den bereits vorhandenen fachlichen Kompetenzen sind in allen Unternehmensteilen zukünftig IT- und Problemlösungskompetenz sowie Kommunikationsfähigkeit als weitere Schlüssel­qualifi­kationen gefordert.

Es kommt zur Reduktion von Routineaufgaben, aber die stetig steigenden Ansprüche seitens der Kunden mit engen Lieferterminen und oft kurzfristigen Änderungen der Druckauflagen, steigt der Anspruch an Eigenverantwortung der Mitarbeiter und deren Entscheidungskompetenz. In Zukunft wird es erforderlich sein, dass auch der Mitarbeiter in der Produktion unternehmerisch denkt.

Qualifikations- und Führungsmodelle müssen den sich ändernden Rahmenbedingungen angepasst werden und die beschrieben Faktoren deutlich in den Vordergrund rücken.

Unternehmenskultur 

Es ist letztlich auch die Unternehmenskultur ein weiterer wichtiger Bestandteil für eine erfolgreiche digitale Transformation. 

Mit der erfolgreichen digitalen Optimierung hin zu einem modernen Druckereibetrieb wurde ein Prozess in Gang gesetzt, der kontinuierlich weiterentwickelt weitergeführt werden muss: Themen wie Produkt- und Prozessinnovation werden immer eine wichtige Rolle spielen.

Alle Mitarbeiter, nicht nur die Führungsebene, müssen motiviert werden, innovativ zu denken, und dafür auch den notwendigen Freiraum erhalten. Wer innovativ ist, geht Risiken ein. Das verlangt eine Fehlerkultur, die auch die Möglichkeit des Scheiterns zulassen muss.

Wie also kommt man im Unternehmen zu dem Punkt, dass Mitarbeiter eigene Ideen und Projekte umsetzen können und dabei auch Fehler machen dürfen?

In jedem Unternehmen gibt es in den Abteilungen unterschiedliche Blickwinkel auf Probleme, Aufgaben und neue Projekte. Daher ist der Austausch zwischen den Abteilungen sehr wichtig.
Führen Sie z.B. einen Innovationstag pro Monat ein!

Alle Abteilungen können an diesem Tag ihre Ideen für Verbesserungen in den Prozessen oder aber auch neue Produktideen einbringen. Am Ende des Tages wird gemeinsam entschieden, welche der Projekte und Vorschläge umgesetzt werden.

Dieses einfache Mittel führt dazu, dass Mitarbeiter sich mit dem Unternehmen identifizieren und eher bereit sind, auch einmal kritische Punkte anzusprechen, oder aber völlig neue Ideen entwickeln.

Es zeigt sich: viele neue Ideen und Geschäftsmodelle im Zusammenhang mit der digitalen Transformation werden in jungen Unternehmen entwickelt, wo statt starren Hierarchien und linearen Strukturen das Arbeitsklima offen, kommunikativ, demokratisch und dynamisch in Netzwerken stattfindet (Startup-Kultur).

Supply Chain Management: Vernetzung mit Dienstleistern, Lieferanten und Partnern

Trotz der Herausforderungen, welchen sich Unternehmen aus der Druck- und Medienbranche seit Jahren stellen müssen, wurde der Bereich des Supply Chain Management, bisher in wenigen Unternehmen einer weitreichenden Optimierung unterzogen.

Es handelt sich noch heute oft um den Bestellprozess „zu Fuß“, wo Sachbearbeiter z.B. ihre (Papier-) Bestellungen per Fax an ihre Lieferanten übermitteln oder ihre tagesaktuellen Bestellungen telefonisch durchgeben. Es gibt immer wieder Rückfragen, sei es hinsichtlich der vorhanden Papiermenge beim Lieferanten, der Liefertermine für das Material, etc.

Informationen über Lagerbestände, Liefertermine und Preiskalkulationen werden zeitaufwendig und letztlich im Unternehmen wenig transparent über herkömmliche Wege mit dem Lieferanten abgestimmt.

Die Vernetzung mit bestehenden Dienstleistern, Lieferanten und Partnern ist daher ein weiterer Key-Faktor, der über Erfolg oder Misserfolg der Smart Factory entscheidet. 

Es wird daher auch ein Umdenken bezüglich der Auswahl der Lieferanten stattfinden: welche Schnittstellen oder digitale Plattformen werden zur Verfügung gestellt? Welche Daten / Informationen können ohne Aufwand ausgetauscht werden?

Unter Umständen ist durch einen schlanken transparenten Prozess mehr gespart als durch einen mühsam diskutierten billigeren Preis?

Last but not least: Einbindung des Kunden in das digitale Netzwerk

Für Kunden B2B oder B2C gilt gleichermaßen: digitale Beschaffung ist im privaten und kommerziellen Bereich zum Standard geworden. 

Die Minimalanforderung ist daher eine attraktive Website – besser ein Webshop, optimal zugeschnitten auf die angesprochene Kundengruppe. 

Der engen Verzahnung der internen Software mit dem Webshop kommt eine wesentliche Rolle zu: Im Idealfall werden die Aufträge online in den Betrieb geliefert, dort vom MIS übernommen, aufbereitet und dem Produktionsprozess zugeführt. Das birgt enormes Sparpotential.

Besonders vorteilhaft ist auch die enge Kundenbindung, die durch reibungslose, bequeme Abwicklung erzeugt werden kann.

FAZIT:
Die durchgängige Vernetzung aller Unternehmensbereiche sowie die flexible Bereitstellung von Schnittstellen, die Optimierung der bestehenden unternehmens-internen und -externen Prozesse sowie die im Unternehmen „Gelebte Innovation“ bringen den gewünschten Erfolg: Kostenreduktion, Effizienzsteigerung, Gewinnmaximierung